Образец сопроводительного письма к документам

Секретаря-референта · Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе. Адресата о направлении прилагаемых к письму документов. Как написать сопроводительное письмо к посылаемым для подписания контрактам.

Текста письма и выше подписи. Отметку на них оформлять не нужно! Отсылая массу корреспонденции в течение дня, мы часто задаемся вопросом, как составить сопроводительное письмо к документам? Сопроводительное письмо к документам – это деловое письмо, в котором описывается пакет документов, направляемых адресату. Исходя из этого, сопроводительное письмо к документам подтверждает факт отправки документации, дает ее перечень и инструкцию по обращению с ней, позволяет определить срок исполнения.

Составить сопроводительное письмо к документам необходимо на фирменном бланке, проставив исходящий регистрационный номер отправителя. Сам текст документа по смыслу делится на два основных блока: сообщение о направлении документов, просьба о своевременной реакции на него (ознакомлении, ответе, согласовании и т. Вступительная часть сопроводительного письма начинается со слов: «Представляем вам», «Высылаем вам» или «Направляем вам» и продолжается словами «для подписания», «для ознакомления», «для согласования», «для заполнения» и т. Во второй части сопроводительное письмо к документам содержит информацию о том, что необходимо делать с прилагаемыми документами: «Прошу подписать.

Чтобы правильно составить сопроводительное письмо к документам, главное оформить надлежащим образом приложения, так как это является основным в такой корреспонденции. Для этого сопроводительное письмо к документам должно содержать их полный перечень с указанием количества экземпляров и листов в каждом из них. Название приложения указывается только в том случае, если оно не упоминалось в тексте письма. Если приложений несколько, они перечисляются после слова «Приложения:».

Если сопроводительное письмо к документам содержит большой перечень приложений, они оформляются на отдельном листе в качестве описи приложений, на которую идет ссылка с письма. Когда есть необходимость написать сопроводительное письмо к документам для нескольких адресатов, а приложение отправляется только одному из них, об этом тоже следует упомянуть в письме. Существует еще несколько правил, как написать сопроводительное письмо к документам. Если письмо имеет приложения, на нем должна быть соответствующая отметка, а на каждом приложении сверху справа указывается, к какому сопроводительному письму оно относится.

Подписывается письмо должностным лицом, которое имеет на это право. Но чтобы его потом не беспокоили по поводу уточнений, следует также указать имя и контакты исполнителя. Также не рекомендуется указывать точный срок выполнения требований письма, если ваша организация не является вышестоящей контролирующей инстанцией. В практике делового общения на рассмотрение таких документов обычно дается месяц.

Если вы ходите получить ответ раньше, лучше оформить его в форме просьбы. Чтобы в дальнейшем сэкономить время, когда снова возникнет необходимость написать сопроводительное письмо к документам, рекомендуется разработать бланк такого письма и заполнять его по мере необходимости. Как видим, вопрос как оформить сопроводительное письмо к документам, не такой уж и сложный.

Подписаться на рассылку

Материала приветствуется при наличии активной ссылки на Администрация сайта не несет ответственность за предоставленную информацию. Сопроводительное к документам (образец) нередко вызывает множество вопросов у его составителей. Статья дает на них исчерпывающие ответы. Независимо от того, куда и с какой целью направляются документы, сопроводительное письмо к ним составляется в обязательном порядке. Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя. Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.

Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров. Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)

Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов. Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя. Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.

Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.

Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Если письмо безадресное, обращение можно пропустить. В стороннюю организацию – «высылаем Вам». Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма. Отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.

В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.

Образец сопроводительное письмо к документам

Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр. Допускается указание общего наименования и количества листов. Не заполнено обязательное поле ФИО.

Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail.

Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить?

Каковы сроки его исполнения? Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т. Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т. Представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного». Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.

Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл. Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров.

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются.

Написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2. Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. Цитаты двух этих документов ниже.

Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов.

Сопроводительное письмо к документам

Не делайте так, и мы объяснили почему. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать.

Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше. Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. В письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5). Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7). Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9). По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию.

Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т. Такую отметку на них оформлять не нужно! Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см.

Зачем нужно сопроводительное письмо к документам

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3). А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

Сопроводительное письмо к документам

А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту.

Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом. Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней».